Se realiza este procedimiento notarial, cuando se reunen el número mínimo de acciones que establece la ley , estos accionistas solicitan una convocatoria a junta de accionistas , al órgano encargado de realizar las convocatorias en la persona jurídica (directorio o gerencia) si este órgano no convoca o se vence el plazo de 15 dias desde la solicitud y no se realiza la convocatoria, este numero de accionistas (20% por lo general) , podrán solicitar la convocatoria a junta de accionistas al notario respectivo del domicilio de la sociedad.

Requisitos para el trámite de Convocatoria Notarial a Junta de Accionistas

1. Solicitud debidamente firmada por los recurrentes y firmada por abogado
2. Copia del DNI de los solicitantes, con la constancia de sufragio pertinente
3. Documento que acredite su condición de socio. En las S.A.  y las especiales S.A.A. y S.A.C, con la presentación de la Matrícula de Acciones o el correspondiente Certificado de acciones.
4. En las otras formas societarias con el testimonio de la escritura pública, donde aparezca  su condición de socio y el número de participaciones, y la certificación registral de inscripción.
5. Copia de la carta notarial presentada al órgano correspondiente, solicitando que se celebre la junta general, o documento de la empresa que deniega la solicitud de convocatoria o que haya transcurrido 15 dias desde la solicitud, la solicitud de convocatoria debe formularse por escrito y entregada notarialmente al órgano encargado, precisando los asuntos o la agenda que se propongan tratar.
6. Copia de la Partida Registral de la Persona Juridica actualizada
7. Copia de la Escritura Pública de Constitución de la Persona Jurídica donde conste los estatutos y las modificaciones de este.
8. Proporcionar el solicitante también el Archivo digital en Microsoft Word de los documentos redactados y en PDF de los archivos a adjuntar bien nitidos ,  para agilizar la realización del trámite.

Trámite del Procedimiento de Convocatoria Notarial a Junta de Accionistas

1. El Notario deberá verificar el cumplimiento de los requisitos y especialmente los asuntos propuestos para la Orden del día. Se tiene que verificar los asuntos que los solicitantes propongan tratar. Podría el Directorio  denegar algún punto propuesto por no corresponder a la clase de Junta o por corresponder a otro órgano de administración.(Artículo 117 LGS)
2. Admitida la solicitud, por cumplir con los requisitos  establecidos en el Artículo 54 de la Ley 26662, el Notario dispondrá la publicación de un aviso de convocatoria en el diario encargado de los avisos judiciales del lugar del domicilio social. Las sociedades con domicilio en la provincia de Lima  y Callao harán sus publicaciones en el diario Oficial El Peruano y en uno de los diarios de mayor circulación de Lima o Callao.
3. Tratándose de la Junta Obligatoria Anual y de otras Juntas previstas en el Estatuto,  el aviso se publicará con no menos de 10 días naturales de anticipación a la fecha de la Junta. En los demás casos la anticipación de la publicación será de no menos de tres días, salvo que el estatuto prevea un plazo mayor.
4. En el aviso se indicará:
5. Nombre de la empresa
6. Clase de Junta General
7. Lugar, día y hora. (Se puede indicar en primera y segunda convocatoria)
8. Asuntos del Orden del Día.
9. Nombre y dirección del Notario
10. Además del aviso, podría optarse por  notificarse a los accionistas por esquela bajo cargo, con los requisitos del aviso, y advirtiendo que el ingreso a la Junta es personal debiendo presentar  el socio obligatoriamente su DNI
11. Y, aunque la Ley no lo señala, sería recomendable que el Notario notifique al Gerente, para que  entregue al Despacho Notarial  los Libros de Actas y Matrícula de Acciones, así como la lista de asistentes  actualizada con la transferencias de acciones realizadas hasta antes de 48 horas de la fecha señalada para la Junta y con los poderes registrados hasta 24 horas antes.
12. También deberá notificarse con la convocatoria al órgano administrativo de la empresa.
13. TENER EN CUENTA: Sobre el lugar de la realización de la Junta,  ya que de acuerdo a Ley deberá ser en el domicilio social, ya sea en el local de la empresa o en otro local dentro de la provincia. En cuanto al día, respetando la anticipación antes señalada, se puede convocar para cualquier día de la semana, aún sábados, domingos o feriados. Y, finalmente en cuanto a la hora, la Junta deberá iniciarse en la hora exacta, siempre que cuente con el quórum establecido. No existe establecido un plazo de tolerancia alguna, por lo que es hora exacta.

Trámite de la Junta de Accionistas

1. Inicio de la Junta, el Notario deberá contar con la lista de asistentes, para poder controlar el quórum. Para esto deberá notificar al Gerente para que le presente un día antes la Lista de asistentes actualizada, ya que de lo contrario tendrá que preparar la lista  de acuerdo a la Matrícula de acciones que le hayan presentado o con los documentos que le hayan proporcionado para tal fin, los solicitantes.

De no ser posible dejará  constancia en el acta de este hecho y  se procede con la Junta con la información que tenga, debiendo  el Notario, en este caso, determinar el quorúm asistente. Determinado el quórum legal o estatutario, el Notario declarará instalada la Junta. Actuará como Presidente el elegido por el Directorio y como Secretario el Gerente de la empresa, y en caso de inasistencia, se deberá nombrar únicamente para ese acto a un accionista.

• Asuntos a tratar, se inicia la Junta tratándose en estricto orden los asuntos que figuran en la Agenda u Orden del Día. Deben tratarse obligatoriamente todos los asuntos propuestos. Solo se tratarán los asuntos de la agenda, en la Junta no puede tratar asuntos distintos a los señalados en la convocatoria, tal y como lo establece el Artículo 116 de la LGS.

• Acta de la Junta de Accionistas, el Notario dará fe  de los acuerdos  tomados en la Junta, levantando el acta de la misma. El acta será redactada en el Libro de Actas y a falta de éste, se hará en un acta especial la misma que deberá protocolizarse en el Registro Notarial de Asuntos no Contenciosos, dejándose constancia de este hecho. El acta debe reunir los requisitos del Artículo 135 LGS, y debe  ser aprobada por  la misma Junta,  y será firmada por el Presidente, Secretario , un accionista designado por  la Junta, y el Notario. Queda la duda de  que si el acta puede ser redactada y aprobada después de la Junta.  De ser el caso, será el Notario quien decida, teniendo en cuenta que el Artículo 135, establece que si  el acta no se aprueba en la misma junta, se nombrará a dos accionistas, para que junto con el presidente y el Secretario, la aprueben dentro de los diez días  siguientes a su celebración.

• Validéz de la Junta de Accionistas, los acuerdos de la Junta serán válidos en tanto se haya cumplido con los requisitos de la convocatoria, la determinación del quórum legal o estatutario y la votación o mayoría aprobatoria. En todo caso, corresponde a los Notarios dar fe de los actos que han presenciado o certificando la validéz de la convocaría,  de los socios asistentes para determinar el quórum y finalmente certificando la autenticidad de los acuerdos adoptados. Todo ello debe figurar correctamente en el acta levantada.

• Oposición al Trámite, de presentarse por escrito oposición a la realización de la Junta, formulada por uno o más socios o de la misma sociedad, el Notario suspenderá el trámite en el estado en que se encuentre y remitirá lo actuado al Juez competente. La Ley no establece el plazo de oposición, por lo que se puede realizar en cualquier momento hasta antes de la realización de la Junta. El Juez competente es el Juzgado Especializado en lo Civil,  de la jurisdicción del domicilio social de la  empresa . Tampoco se señala el plazo que tiene el Notario para remitir lo actuado al Juzgado. Por analogía se podrá entender que es dentro del tercer día hábil de presentada la oposición. (Artículo 43 del D.S. Nº 035-2006-VIVIENDA).

Apuntes sobre el Procedimiento de Convocatoria Notarial a Junta de Accionistas

1. Los Notarios pueden intervenir convocando a una Junta General o a la Junta Obligatoria Anual a solicitud de accionistas. El Directorio de la empresa , es a quien corresponde convocar a la Junta General ya sea por acuerdo del Directorio o  a solicitud de uno o más accionistas que representen  no menos del 20% de las acciones suscritas con derecho a voto. En este último caso, cuando el Directorio ha recibido notarialmente  la solicitud pidiendo se convoque a una Junta general y éste no lo convoca dentro del plazo de 15 días, ya sea por denegatoria o por haberse vencido el plazo señalado, el socio o los socios indicados podrán  recurrir al Notario o al Juez del domicilio de la empresa para que convoque.

Clases de Juntas de Accionistas

La Junta General de Accionistas es el órgano supremo de la sociedad y puede adoptar los acuerdos más convenientes para la marcha de la empresa, siempre que los accionistas hayan sido debidamente convocados, asistan a la reunión el mínimo legal establecidos y se tomen los acuerdos  con la mayoría requerida.La Ley ha preceptuado 4 clases de Juntas:

1. La Junta Obligatoria Anual, debe reunirse por lo menos una vez al año, dentro de los primeros 3 meses de culminado el ejercicio fiscal ( Del 1 Enero al 31 Diciembre)
2. Las Juntas Generales , son convocadas en cualquier época del año, para tratar  asuntos extraordinarios, como son las modificaciones del pacto social y/o  estatuto, aumentos  o reducción del capital social, remoción del Directorio, Fusión, transformación, escisión,   liquidación ,disolución y extinción.
3. Las Juntas Universales,  se da cuando estan presentes los socios que representan la totalidad de acciones suscritas con derecho  a voto, quienes sin previa convocatoria aceptan por unanimidad llevar a cabo la Junta General y los asuntos  que en ella se pretendan tratar.
4. Las Juntas Especiales, se da cuando la sociedad tienen diferentes clases de acciones,  distintas a las ordinarias.   En estos  casos, se deberá  convocar a una Junta Especial donde concurrirán únicamente  los socios titulares de esas clases de acciones especiales, como son las acciones con o sin derecho a voto, acciones de fundador, entre otras.
5. La Junta Obligatoria Anual puede ser solicitada por un socio, aunque sea dueño de una sol acción, y las demás Juntas de Accionisitas es solicitada por uno o varios socios que representen por lo menos el 20% del capital social suscrito con derecho a voto.
6. La solicitud de convocatoria debe formularse  por escrito y entregada notarialmente al órgano encargado, precisando los asuntos que se propongan tratar.
7. Negativa de convocatoria.- Si el órgano encargado deniega la solicitud o hubiera vencido el plazo de 15 días para su convocatoria,  el solicitante puede requerir al Notario o Juez del domicilio social que ordene la convocatoria.
8. Convocatoria notarial, Si  el o los socios solicitantes deciden tramitar la convocatoria en la vía notarial, deberán presentar una solicitud en forma de minuta, con firma de letrado, cumpliendo los requisitos establecidos en el Artículo 54 de la Ley 26662. Deberá precisarse los asuntos propuestos para la agenda.

Base Legal:

1. Ley Nº 26662, Ley de Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos.
2. Ley Nº 29560, Ley que amplia la Competencia Notarial en Asuntos No Contenciosos.
3. Ley Nº 26887, Ley General de Sociedades